REMWARE-ARCHIVE

Aceasta asigură: 

• arhivarea electronică a documentelor care intră în instituţie; 
• gestionarea integrală în format electronic al fluxului aferent documentelor care se creează în instituţie; 
• stocarea electronică a documentelor (de intrare, de ieşire) din cadrul instituţiei.

Funcţionalităţile aplicaţiei de arhivare electronică includ:

• crearea arhivei electronice prin ataşarea unuia sau mai multor documente (fişiere) la un anumit număr de înregistrare; 
• regăsirea documentelor ataşate în format electronic; 
• gestionarea fişierelor rezultate în urma scanării/încărcării documentelor fizice şi căutarea în metadatele documentului scanat; 
• indexarea conţinutului fişierelor de tip text ataşate şi căutarea directă în conţinutul acestora. 

 

Crearea arhivei electronice prin intermediul modulului de scanare implică arhivarea electronică a documentelor fizice şi ataşarea fişierelor electronice împreună cu textul identificat (OCR-izat) la un anumit număr de înregistrare. 

Aplicaţia de arhivare electronică:

• dispune de securitate de acces integrată pe minim 7 nivele compatibilă cu schema de acces  oferită de SGBD suport; 
• layout-ul permite utilizarea unei teme bazate pe Bootstrap şi a unei teme bazate pe Sencha (ext);
• importă documentele scanate extern (de pe DVD-uri/disk, etc) împreună cu metadatele asociate.

 

Fiecare document din arhivă are: 

• imaginea scanată multipage; 
• metadate importate ca urmare a indexării, sau metadate preluate automat din registratură;
• conţinut OCR-izat; 
• securitate (schema de acces).

 

Canale de intrare a unui document în arhivă pe care le implementeaza programul de arhivă electronică sunt:

• Ataşare din aplicaţia de gestiune documente SMD;
• Ataşare manuală multiplă de pe disc (selectare fişiere, click-dreapta Adaugă în arhivă) cu specificarea la ataşare a următorilor parametrii: nr. de inregistrare, an, registru, indicativ de arhivare, keywords;
• Scanare manuală din interfaţa web şi ataşare;
• Ataşare automată (cu task automat) fişiere de pe disk împreună cu rezultatul OCR-izării cu indexarea automată pe bază de elemente din cod de bare (număr de înregistrare, an);
• Din căsuţa de mail a aplicaţiei de arhivare (Mail-in Database) cu preluarea următoarelor elemente de indexare: număr de înregistrare, an, registru, indicativ de arhivare, keywords;
• Din aplicaţie proprie client web de scanare;
• Din aplicaţie proprie client desktop de scanare şi captura şi indexare.

 

Modul de operare cu arhiva electronică:

• Căutarea avansată în arhivă (după metadate, free-text ocr-izat, etc), full-text, fuzzy;
• Regăsirea, listă de rezultate cu relevanţă;
• Solicitare acces la documentele arhivate;
• Acces la documentele din arhivă: jurnalizare, securitate, limitare operaţii (duplicat, copie conformă, conform cu originalul, tipărire, descărcare);
• Mai multe condiţii de căutare specificate simultan se pot efectua cu operatorul „şi” (AND);
• Interfaţă de căutare permite salvarea unor căutări şi refolosirea lor ulterioară cu specificarea dacă sunt accesibile public sau nu;
• De asemenea se poate căuta fuzzy după diverse criterii furnizate vag; în acest sens  dispune de un mecanism propriu de construcţie bază de cunoştinţe (Knowledge base) de tip fuzzy şi să fie capabilă să inferenţieze o căutare fuzzy cu bază de cunoştinţe urmând ca rezultatele furnizate să fie însoţite de valorile fuzzy asociate (de tip „set”).

 

Astfel, utilizatorii pot introduce orice cuvânt/grup de cuvinte şi aplicaţia returneaza toate documentele care conţin şirul de caractere specificat. Motorul de căutare avansată recunoaşte caracterele cu diacritice şi returneaza rezultate relevante indiferent de felul cum sunt acestea introduse în fereastra de căutare. Prin urmare, utilizatorul dispune atât de imaginea documentului scanat, precum şi de textul conţinut în document, acolo unde este posibil.

Orice listă cu documentele rezultate ca urmare a căutării în arhivă afişeaza pentru fiecare document ce satisface criteriul de selecţie şi un nivel de relevanţă a informaţiei conţinute vis-a-viz de condiţia de căutare. Primele afişate sunt documentele cu relevanţa cea mai mare. De asemenea exista şi un mecanism de diferenţiere optică a celor mai relevante documente (de exemplu o schemă de tonuri de culoare), afişată pe fiecare document în parte.

Toate documentele scanate împreună cu textul OCR-izat sunt stocate în SGBD utilizat ca suport de stocare pentru PSEC/SMD, cu respectarea schemei de securitate integrate din acesta. Datele stocate sunt sub formă de note cu dimensiune variabilă în interiorul bazelor de date. Sistemul dispune de mecanisme de escalare a dimensiunii bazelor de date şi creare a noi containere de baze de date la atingerea cotelor de configurare pentru un container.

Autentificarea se poate face atât la nivel de Basic (Form) authentication cât şi la nivel de SSO. În acest scop aplicaţia e capabilă să genereze un token de securitate pentru încrederea cu platforma aplicativă.

Updated on:  June 5, 2018