REMWARE-LINK
Portalul de servicii electronice pentru cetateni si Sistemul de management al Documentelor dispun de funcționalități care dau capacitatea de integrare a întregului sistem.
Digitalizare fluxuri deservite prin portalul de e-servicii
- REMWARE-LOAD Serviciul de preluare date din portal și înregistrare
Cererea de serviciu este validata informatic (front-end si back-end) din punct de vedere al restricțiilor de completare si apoi este transmisa automat în modulul de registratura din sistemul de management al documentelor. Aici se parcurge fluxul nou proiectat pentru tipul de document aferent serviciului si în final se va elibera de către instituție actul aviz/autorizație/prelungire/etc) solicitat în format electronic .pdf cu cod de bare pentru verificare fizica, semnat electronic (va fi primit de către solicitant pe e-mail). De asemenea, se va primi de către solicitant si o notificare prin e SMS cu privire la livrarea serviciului. Pentru a putea conexa la dosarul electronic al serviciului solicitat si alte acte necesare si existente în arhiva instituției (acolo unde este cazul), funcționarii au acces la modulul arhiva electronica rezultat în urma retrodigitalizarii fondului istoric.
- REMWARE-SCAN Scanarea documentelor de pe flux, coduri de bare, atașare
Pentru a putea operaționaliza lucrul cu fișiere generate extern în sistemul de gestiune documente este implementata posibilitatea de generare etichete cu coduri de bare ce vor fi atașate fizic documentelor de intrare. Loturile conținând lucrările etichetate vor fi scanate in batch și introduse automat în sistemul de management al documentelor unde task-urile specializate vor efectua următoarele tipuri de procesări:
• recunoaștere de text și indexare automată
• separare lot în documente componente pe baza etichetei autoadezive cu codul de bare
Astfel, fișierele asociate ajung automat împreună cu metadatele de indexare atașate la documentele din sistem pentru a putea pleca pe fluxul de lucru.
De asemenea sunt implementate funcțiuni de atașare fișiere multiple selectate direct din desktop de pe orice calculator client. La atașare se poate specifica nr de registru, anul, numele registrului, metadate suplimentare.
- REMWARE-PDF Serviciul de generare documente PDF inteligente
Acest serviciu permite generarea cu șablon în sistemul de gestiune documente a documentelor PDF pe baza datelor furnizate. Serviciul are ca parametrii:
• numele șablonului în care se definesc locurile unde se inserează valori
• metadatele cu valori ce trebuie inserate în șablon
• dacă are sau nu cod QR și care este acesta
Serviciul genereaza și returneaza fișierul PDF inteligent conținând actul livrat prin serviciile electronice. Acest fișier poate la rândul lui să intre ca input în serviciul de semnare digitală cu semnătură calificată.
- REMWARE-QRCODE- Serviciul de semnare electronică și atașare QR code
Acest serviciu implementat în sistemul de gestiune documente permite semnarea electronică a documentelor PDF (folosind API PDF) și respectiv .p7s pentru alte tipuri de documente. Serviciul:
• Se conecteaza securizat la repository-ul sistemului de gestiune documente de unde va citi binar sursa de date de semnat
• Descarca și semneaza electronic fișier-ul sursă
• Face automat un upload la noul fișier în sistemul de gestiune documente în dosarul aferent fișierului sursă, respectând securitatea fișierului sursă.
Serviciul poate lucra cu semnătura digitală calificată.
- REMWARE-PAPER ARCHIVE Evidenta unități arhivistice, selecționare, acces, păstrare, eliminarea auditabila si controlata din sistem a tuturor documentelor cu termen de păstrare expirat
Pentru evidenta documentelor interne sunt implementate funcționalități de arhivare conform legii, clasificare, evidența unități arhivistice, termene de păstrare, activitatea de selecționare, semnătura digitala, încărcarea rezultatului retrodigitalizarii in modul de arhiva electronica al sistemului de management al documentelor.
Administrarea documentelor interne asigura procesele de:
a) Registratura cu scanarea si etichetarea cu coduri de bare; luarea în evidența a documentelor din domeniul de interes, adică sa îi atribuie un identificator unic, sa asigure extragerea si alocarea metadatelor relevante si sa se asigure ca documentul electronic asociat nu mai poate fi modificat după luarea în evidența,
b) clasificare conform nomenclatorului; asocierea documentelor înregistrate după diferite criterii determinate de obligații legale sau nevoi practice („îndosariere” la nivel electronic), precum si atribuirea de indicative conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate si confirmate, aplicabile la nivelul instituției, mecanisme de acces la documente si grupări de documente în funcție de nevoile operaționale de lucru si de informare.
c) evidența unități arhivistice; mecanisme de identificare, la nivel individual si de grup, a documentelor si grupărilor cu termen de păstrare expirat, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate si confirmate, aplicabile la nivelul instituției; generare rapoarte de evidența (la nivel de document si grupări de documente), care permit realizarea controlata a activităților de selecționare/eliminare a documentelor cu termen de păstrare expirat.
d) selecționare, acces, păstrare; eliminarea auditabila si controlata din sistem a tuturor documentelor/grupărilor de documente cu termen de păstrare expirat, dincolo de orice posibila refacere.
- REMWARE-VALIDATQR Elemente de identificare si securizare si posibilitatea de confirmare folosind QR code
Serviciile implementate vor livra către solicitant documentul rezultat al serviciului generat in format electronic (PDF) cu semnătura digitala si cod bare QR care permite scanarea si identificarea lui automata pe secțiunea din portal dedicata acestui serviciu. Codul de bare este un identificator unic, pe minimum 32 de caractere care permite identificarea documentelor in sistemele de arhiva ale serviciilor livrate.
Inițiativa este necesară pentru ca întregul proces de emitere a actelor de o institutie să fie gestionat electronic, începând cu depunerea cererii și a documentației aferente până la livrarea documentului oficial către solicitant. Astfel, după ce actul este emis de autoritate, acesta este validat prin semnătura electronică de către responsabili, respectând fluxul de avizare aprobat la nivelul instituției. Solicitantul primeste pe e-mail actul semnat electronic de autoritate și de asemenea se va implementa un cod de bare generat automat prin intermediul căruia se poate verifica la nevoie veridicitatea actului de către organele de control (ex. Poliția locală). Această funcționalitate este pe un sistem extranet prin intermediul căreia se permite accesul partenerilor (alte autorități/instituții publice) la un subset al informațiilor accesibile din intranetul organizației (liste ale actelor emise de autoritate). Astfel, prin scanarea codului de bare generat automat se returneaza informații (folosind sistemul extranet) privind actul emis de autoritate: numărul și data actului, descrierea, condiții, perioada de valabilitate sau orice alte informații sunt necesare pentru verificarea veridicității și valabilității actului. Informațiile din cadrul sistemului extranet pot fi partajate diferențiat în funcție de necesitate, utilizatorii având acces exclusiv la informațiile partajate fără a putea însă să facă modificări acestora.
Updated on: June 5, 2018